Două modele: birocrația sufocantă din Iași VS Antonia, primul funcționar virtual, la Cluj

Acum vreo lună, așteptam la un capăt de linie un autobuz dintr-ăsta, intrajudețean. De fapt, un microbuz, unul dintre cele care vin o dată pe oră, zdrăngănindu-și tablele și făcându-te să te simți ca într-un safari din Kenya. Vine microbuzul, iar șoferul se duce să-și ia o cafea. Cât l-am așteptat, am schimbat câteva cuvinte cu un cetățean care abia ce coborâse și care mă „tapase” de-o țigară. Omul, la vreo 60 de ani, se pregătea să ia trenul spre București, de unde urma să ajungă la Târgu Jiu. Lăsa acasă o mamă octogenară, dar n-avea de ales: își făcea dosarul de pensie și trebuia mort, copt să se ducă în Gorj să-și scoată adeverință pentru anii munciți în tinerețe în mină. Pe scurt, ne-am crucit, întrebându-ne cum e posibil ca în sec. XXI, într-o țară care se laudă cu gradul de penetrare a internetului, un om de 60 de ani să trebuiască să meargă din Românești până la Târgu Jiu pentru o nenorocită de hârtie. Și totuși, cam așa e. Dar nu se poate altfel? De ce nu traversează americanul de rând tot continentul, din Alaska în Florida, după sfânta ștampilă rotundă?

Saltul Tigrului
Când a devenit independentă, în 1991, primul lucru pe care l-a făcut Estonia a fost să radă efectiv tot ce însemna birocrația sovietică moștenită și să o ia de la zero. Câțiva ani a fost oleacă de bulibășeală, dar pe urmă lucrurile au mers, cum se spune, ca unse. În 1995, estonienii au lansat Saltul Tigrului, un program de informatizare a tuturor școlilor, până în cel mai pierdut sat al țării. Cu mic, cu mare, copiii au fost învățați să butoneze calculatorul. În 1999, au început să lucreze la X-Road, un sistem de interconectare a tuturor bazelor de date deținute de instituții. În 2000, au trecut în constituție că internetul este un drept fundamental al omului. În 2002, au introdus actele de identitate cu cip, de care când vine vorba la noi, sar în sus toți cei care încă trăiesc în Evul Mediu. Prin 2007, sistemul X-Road era gata, pus la punct de tânăra generație de informaticieni crescuți începând cu 1995. De atunci practic a intrat în funcțiune principiul „once only”, desemnând situația în care cetățeanul interacționează cu o singură instituție pentru a obține un act. Vrei să-ți scoți o autorizație? Depui la primărie cererea și teancul de acte aferent și pleci acasă. La un moment dat, îți vine prin poștă și autorizația, pentru că de rest se ocupă instituțiile pe care le plătești din impozite.

Contact direct inexistent
De fapt, estonienii au depășit până și acest stadiu. De ce să meargă omul la primărie, dacă există calculatoare? Stai acasă, scrii cererea într-un fișier, anexezi celelalte acte scanate și trimiți totul pe e-mail. Doar de aia ai identitate electronică, nu? Pe scurt, Estonia a ajuns la stadiul în care omul interacționează fizic cu instituțiile statului de maxim trei ori în viață. O dată, când se însoară, deși se acceptă și căsătorii prin videoconferință, atunci când unul dintre soți nu poate fi prezent. A doua oară, când declară nașterea unui copil, iar a treia oară, când declară vreun deces în familie. De fapt, dacă nu te însori și nu ai copii, n-ai nicio treabă cu primăria toată viața. Vă puteți imagina asta?

Doar în teorie la noi
Unde suntem noi în ecuația asta? Vorba românului, mai e mult până departe. De folosirea generalizată a tehnicii de calcul în relația stat – cetățean se vorbește abia din 2001, când a fost lansat primul proiect pilot de informatizare a administrației noastre publice. Nu vă închipuiți că a fost o revoluție. Pur și simplu s-au cumpărat calculatoare. În „provincie”, ideea aplicată de estonieni a început să prindă formă după încă un deceniu. Ca să dăm un singur exemplu, abia prin 2010, Prefectura noastră, reprezentanta guvernului în teritoriu, a demarat un proiect de interconectare a bazelor de date ale principalelor instituții publice. Nu toate. Doar Inspectoratul Teritorial de Muncă, Casa de Pensii, Casa de Sănătate, Fiscul, Direcția Vamală, Registrul Comerțului și Agenția de Ocupare a Forțelor de Muncă. Teoretic, ajunge să prezinți buletinul la Fisc, pentru ca informațiile deținute de celelalte instituții despre tine să poată fi cerute online. Interconectarea este însă doar parțială și funcționează doar în teorie. Deși statul deține un maldăr de informații despre oricine, în tot felul de baze de date, noi încă avem acasă un teanc de copii după buletin și certificatul de naștere, ca și vreo 10 dosare goale. Poți să știi când îți trebuie?

Drumuri nesfârșite
Am început cu Estonia, pentru că este cel mai bun exemplu referitor la cum poate administrația să vină în ajutorul cetățeanului. La ei, poți de exemplu să înființezi o firmă fără să ieși din casă. Durează 80 de minute, pe ceas. La noi, umbli în persoană pe la o groază de instituții. Întâi, la Oficiul Național al Registrului Comerțului, pentru rezervarea numelui. La un avocat, pentru autentificarea actului constitutiv. La Fisc, pentru cazierul fiscal al fiecărui asociat. La asociația de proprietari, ca să-și dea acordul să-ți faci sediul social în propriul apartament, dar și la vecinii pe orizontală și verticală. Dacă ai vilă, te-ai scos: scapi de-un drum. La bancă, pentru dovada depunerii capitalului social. Atenție, extrasul de cont trebuie să fie din aceeași zi cu cea de înregistrare a firmei. Nu-i de mirare că afacerile care constau în scurtarea drumurilor înfloresc. Dacă-ți instalezi centrală termică, vreo cinci comisioane diferite le plătești pentru ca firma care o montează să obțină avizele necesare. Sau preferi să stai la cozile Delgaz? Puține sunt instituțiile la care să scapi cu un singur drum pentru un act. Printre acestea se numără Inspectoratul Județean de Poliție, pentru cazierul judiciar sau Serviciul de Pașapoarte, pentru că pașaportul poate fi trimis și prin poștă. Oricum, primăria nu face parte dintre aceste instituții. Cu o excepție: eternul și fascinantul municipiu de pe Someș, Cluj-Napoca.

90 formulare online
Se împlinesc luna asta doi ani de când la primăria ardeleană a fost „angajat” primul funcționar virtual din țară. „Antonia” a fost creată de IT-iști clujeni, în colaborare cu primăria. IT-iștii au făcut muncă voluntară, numai să nu trebuiască să mai stea la cozi. Când a fost lansat sistemul, se vorbea de inteligență artificială și altele asemenea. Încă nu e cazul. De fapt, e un sistem destul de rudimentar, dar eficient. În varianta sa fizică, Antonia este un scanner. Un fel de bancomat. Ai un meniu, în care te autentifici cu buletinul. Apoi bagi cererea în „bancomat”, iar Antonia o scanează. Procedezi la fel cu eventualele documente suplimentare. În varianta digitală, e același lucru, doar că stai liniștit acasă. Intri pe internet la adresa https://www.e-primariaclujnapoca.ro/registratura/cereri/, îți alegi actul pe care vrei să-l obții, completezi un formular și eventual anexezi copii scanate după documentele suplimentare necesare și apeși pe tasta „enter”. Vei primi un e-mail de confirmare și un număr de înregistrare generat automat. Pe urmă, ieși liniștit la o bere. Funcționarul virtual nu face altceva decât să trimită automat cererea ta la compartimentul care răspunde de rezolvarea problemei.

Traseu infernal
Nu pare mare lucru, dar totuși e. Municipalitatea clujeană estimează că circuitul actelor în instituție este scurtat cu 40%. Noi am zice că procentul este chiar mai mare. În mod „normal”, adică în varianta noastră ieșeană, depui cererea și actele aferente la Registratură. Presupunem cazul fericit în care dosarul este complet, deci acritura din spatele ghișeului nu te trimite să-i mai aduci niște ștampile. De la registratură, actul pleacă la șeful instituției, adică la Cabinet. Eventual, la cabinetul unuia dintre viceprimari, în funcție de problemă. Plimbarea actelor de la parter la etaj se face spre sfârșitul programului, mapa conținând toate cererile depuse peste zi. De la cabinet se face repartizarea, spre direcția responsabilă de rezolvarea problemei. A doua zi, șeful respective direcții dirijează mai departe dosarul spre serviciul din subordinea sa care se ocupă efectiv de problemă. Șeful serviciului îl trimite mai departe spre funcționarul X. Abia de aici încolo începe concret soluționarea cererii. Din cele 30 de zile în care instituția trebuie să-ți răspundă legal, cel puțin primele 3-4 se pierd până ce dosarul ajunge la funcționarul răspunzător. După soluționarea problemei, actele parcurg drumul invers. Alte zile pierdute. Din 30 de zile, cel puțin o săptămână se plimbă actele prin instituție. Asta, în varianta optimistă. Dacă de problemă se ocupă mai multe servicii, timpul se dublează sau chiar triplează. Nici nu te mai miri că răspunsul îl primești după expirarea celor 30 de zile. Zici „sărut mâna” să-l primești și să nu se piardă actele printre birouri. Se întâmplă și dintr-astea.

Progres
Când a fost lansată, Antonia clujeană se ocupa de 60 de tipuri de cereri. Vreo 9 de la Direcția Tehnică, 8 de la Urbanism, 6 de la Parcări, 3 de la Taxe și Impozite și tot așa. Între timp, automatizarea a ajuns să cuprindă 90 de documente și urmează să fie extinsă în continuare. Bonus, urmează să se introducă și o așa-numită „interfață prietenoasă cu utilizatorul”, cum le place IT-iștilor să spună. Nu va mai fi gratuită. Va costa 3,3 milioane de lei, dar 98% din această sumă va fi reprezentată de o finanțare europeană nerambursabilă. Primăria Cluj-Napoca va avea de plătit doar 168.000 de lei. Pe scurt, va fi o hologramă feminină, care va interacționa direct cu petentul. Te duci la primărie și discuți direct cu un funcționar care nu-și ia pauză de cafea, nu se enervează că nu știi legea din doască-n doască și nici nu se uită la tine de parcă i-ai fi dușman din copilărie. Firește, nu discuți despre vreme și nici despre ultimele rezultate ale CFR Cluj. Holograma va avea inteligența artificială limitată strict la problemele pentru care este programată. Mai bine, după noi. Măcar nu vei mai auzi funcționara schimbând rețete cu tipa care stă la coadă înaintea ta.